Ondersteuning bij verenigingsbrede kwaliteitsinitiatieven

Verenigingsbrede initiatieven – van verbetering van ‘de’ kwaliteit tot en met bijvoorbeeld meer leden betrokkenheid – zijn in grote lijnen snel bedacht. En dan? Wij geloven in maximale ledenbetrokkenheid bij elk nieuw plan, maar onmiskenbaar is op punten expertise en hulp van buitenaf nodig. Verenigingen kennen een wezenlijk andere dynamiek dan bedrijven en (overheids)instellingen, zeker als het om de besluitvorming gaat. Wij voelen die dynamiek scherp aan en hebben de inhoudelijke expertise voor het maken van het:

• Ontwerp van een aanpak
• Implementatie
• Het voeren van het gesprek met de leden
• Toetsing van de aanpak, inclusief audits

Element voor element toegelicht:

- ontwerp van een aanpak

Ga er maar vanuit: veel leden vinden het niets. Wat u ook voorstelt om de vereniging dynamischer en meer kwaliteitsbewust te maken, kritiek zal uw deel zijn als bestuur en bureau. Gelukkig zijn er ook veel leden die wel degelijk actie wensen en u het nodige krediet gunnen, maar dit deel van de leden is doorgaans wat stiller dan de kritische. Dan is het wel de toon die de muziek maakt – inclusief een verstandige aanpak. Een aanpak die niet alleen technisch juist is, maar u ook helpt en haalbaar is. Dat is zeker ons specialisme en in de afgelopen vijftien jaar is dat meerdere malen goed tot zeer goed gelukt. Hoe? Daar valt geen standaardverhaal over te vertellen – omdat standaard bij dit soort opdrachten niet bestaat. Neem vooral contact op. Want wat we wel hebben is kennis en overzicht van meer dan 200 verschillende kwaliteitsinitiatieven en hoe die het beste in te zetten. Een variant daarvan past ook bij uw vereniging – of we ontwerpen iets dat helemaal vernieuwend is.

- implementatie van de aanpak

Bij de inrichting van een goed kwaliteitsinitiatief komt er het veel bij kijken. Niet op elk punt is capaciteit en deskundigheid direct voorhanden. In al die gevallen kan een beroep worden gedaan op ons. Tot de huidige activiteiten in het kader van de implementatie behoort in ieder geval:

• Inrichting auditbureau
• Inrichten en testen werkprocessen
• Bewaken juridische, normatieve en ethische randvoorwaarden
• Selectie gesprekspartners en auditoren
• Trainen alle betrokkenen
• Begeleiden audits
• Evalueren en analyseren activiteiten
• Informeren en communiceren met bestuur en leden
• Bewaken relatie met toezichthouders

- het gesprek met de leden

In veel gevallen is het voor verenigingen niet nodig om met een hele formele aanpak te komen. Een gerichte stimulans om gesprekken te voeren kan al een hele doorbraak opleveren. Het is verrassend wat bereikt kan worden met het simpelweg organiseren van gesprekken met en tussen andere leden, ook op bestuursniveau.

En er is nog een andere vorm van gesprekken waar naar gekeken moet worden. In het geaccepteerd krijgen van een vernieuwing is het vaak raadzaam om als bestuur naar de leden toe te gaan en het gesprek met hen te voeren. Onderschat nooit het effect van een gesprek richting de leden. Mits goed gedaan, kan dit een ‘surge’ opleveren; als een snel op komende vloed van steun voor een voorstel.

- toetsing van de aanpak, inclusief audits

De meeste audits richten zich op een bepaalde regel of een aspect van de productie, dienstverlening of bedrijfsvoering. De inzet is gericht op nakoming – ‘compliance’. Als de leden van de vereniging zelf het object zijn en er dus sprake is van een ‘integrale’ toetsing op hun prestaties of kwaliteit, dan vergt dat een andere benadering. Zo niet, dan wordt het al snel ervaren als iets dat uit wantrouwen gebeurt of wordt het te zwaar of omvangrijk. Om problemen als deze te ondervangen, zijn vanuit Northedge onder meer ‘inductieve audits’ ontwikkeld. Die werken dus niet vanuit vanuit het algemene (de regel, de norm) naar het specifieke (het lid), maar vanuit het specifieke (het lid) naar het algemene (een op maat gesneden selectie van regels of normen). In de praktijk levert dit uiteindelijk veel meer op, want het gesprek tijdens de audit gaat veel meer over de werkelijkheid van het lid.

Ook andere varianten worden ontwikkeld en gehanteerd. Dat moet wel, want helaas, alle kwaliteitsinitiatieven werken in meer of mindere mate verstarrend en het doel is juist vaak meer dynamiek, een ‘klaar zijn voor de toekomst’. Dat betekent dus dat kwaliteit gekoppeld moet zijn aan innovatie, wat weer creativiteit vereist. Zonder overdrijven kunnen wij zeggen dat dit bij Northedge allemaal samenkomt.